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IT活用で生産性の向上:オンライン会議システムzoom

オンライン会議
先週末は、4月に発行された中小企業白書を読んでいました。
この中に、「IT利活用による労働生産性の向上」という章があります。

ITを活用をして生産性を上げることが望ましいという事だと思うのですが、中小企業のIT導入率はまだまだ低いようです。

そのITの導入に踏み切れない理由トップ3がこちらです。

1.コストが負担できない
2.導入の効果がわからない、評価できない
3.従業員がITを使いこなせない

そこで、今回は、無料で使えて効果がわかりやすくて簡単に使えるITツールを一つご紹介したいと思います。

無料のオンライン会議システム zoom(ズーム)

先日、あるお客様とzoom(ズーム)というオンライン会議(ビデオ会議)のためのシステムを使い、打ち合わせをしました。
お客様側の参加者は、皆さんそれぞれ別の場所からのアクセスでした。

Aさんはオフィスから、Bさんは自宅から、Cさんも自宅から。
後ろからお子様の声が聞こえたりして、子育てをしながらお仕事をしているのがわかります。

「今はこういう時代だよな~」としみじみ思いました。

10年ほど前、複数の人が参加できるテレビ会議システムを使いたくて、見積もりを取ったことがあります。
確か、月あたり約50万円の利用料でした。
もちろん高すぎて導入をあきらめました。

今回使ったzoomの利用料は基本的には無料です。
電話ではなくインターネットを使った通信なので、日本とアメリカでやり取りしても通話料などの費用もかかりません。

こういうツールを使いこなせば、子育て中や介護中で、不定期にしか会社に通えない人も自宅で仕事ができちゃうんですよね。
すごくステキなことだと思います。

zoomでできること

zoomでは、単にオンラインでビデオ会議をできるだけではなく、ホワイトボード機能、パソコンの画面の共有、通話内容を録画など非常に多機能です。
さらに、100人規模のオンラインセミナーもできてしまったり。

同じようなネット通話ができるSkypeとの違いで、私が一番大きいと思うのは、通話の相手側の手間の少なさです。

Skypeの場合は、お互いにパソコンにSkypeのソフトを入れて、SkypeのIDを聞いて登録して・・・という事前準備が必要になります。
お客様がSkypeのパスワードを忘れちゃって、ログインできない!なんてことも。

しかし、zoomの場合は、自分が相手にアクセス用のURLをメールするだけでOKです。
相手はソフトの準備など不要で、時間になったらそのURLをクリックするだけ。

これでビデオ通話が始まります。

IT導入に踏み切れない理由を打ち消すzoomの魅力

「企業がIT導入に踏み切れない理由」をご紹介しましたが、zoomなら大丈夫です。

1.コストが負担できない←無料

zoomの利用料は無料で、オプションをつけても、月2000円程度でおさまります。
正直に申し上げて安すぎです。

2.導入の効果がわからない、評価できない←わかる

拠点が複数あって、みんな集まって会議をしたい場合、遠方からわざわざ会議のために足を運ばなくても済みます。
交通費も、移動時間も節約できます。
社員の働き方改革という面でも、場所を選ばず会議に参加ができるのは良いことですよね。

3.従業員がITを使いこなせない←できる

そんなに難しいものではないので、大丈夫です。
最低限、1名でもパソコンを触れる人がいれば、その人に会議用のURL発行をお願いできるので問題ありません。
あとは、URLを送られたメンバーが、それぞれ自分のパソコンからURLにアクセスすれば、オンラインの会議室に入室できます。

 

いかがでしょうか?
私はzoomとは何の関係もありませんが、あなたにとってちょっとでもお役に立てるツールだったらいいなと思いご紹介しました。

遠方にいる人たちとフェイスtoフェイスで会議をしたいという需要がありましたら、一度試してみてくださいね。

zoom(ズーム)はこちら
https://zoom.us/

 

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この記事を書いた人:野田亜友弓

株式会社アイプレスの代表取締役。 大学在学中に起業し、ホームページ制作・更新・管理、Jimdoデザインカスタマイズ、リスティング運用代行などを行う。 Web活用のセミナーなどでも登壇。 上級ウェブ解析士。 2017年7月から3年ほどアメリカ在住予定。